Расходы на командировку должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, а именно:
· должны быть экономически обоснованны;
· подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;
· произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом для целей налога на прибыль организаций под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Об этом напоминает Минфин в письме № 03-03-06/1/74132 от 26.09.2019.
Таким образом, для целей налогообложения прибыли расходы на проживание работника в гостинице при пребывании в служебной командировке должны быть подтверждены документами, свидетельствующими о фактически осуществленных затратах (подтверждающими оплату проживания) и оформленными в соответствии с законодательством РФ.
При этом нарушение гостиницей соответствующих норм отраслевого законодательства РФ само по себе не свидетельствует об отсутствии расходов налогоплательщика.