Сотрудник пораньше выехал к месту командировки и остался там после ее окончания. Как быть с НДФЛ и налогом на прибыль при оплате проезда? Ответ на этот вопрос дал Минфин в письме № 03-03-РЗ/36418 от 13.06.2017.
Расходы работника на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в указанные дни связаны с выполнением возложенного на него работодателем служебного поручения. При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках.
По мнению Минфина, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
При этом указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.
Что кается НДФЛ, то если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды.
В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.