В 2012-2014 годах генеральному директору компании систематически выдавались денежные суммы под отчет по расходным кассовым ордерам без указания в них оснований для выдачи. Всего было выдано почти 21,5 млн рублей. Частично денежные средства были возвращены в кассу.
В ходе выездной проверки инспекция установила задолженность в сумме 11,3 млн рублей по подотчетным суммам и отнесла их к доходам физлица, подлежащим обложению НДФЛ. Налоговая указала на неправомерное неудержание НДФЛ при очередной выплате дохода в денежной форме, доначислила пени и штраф.
Суды трех инстанций (дело № А64-6405/2015) отменили решение инспекции, разъяснив, что выдаваемые под отчет денежные средства на оплату расходов, связанных с деятельностью фирмы, не передаются в собственность работника, а образуют задолженность физлица. Неизрасходованные подотчетные суммы подлежат возврату.
При определении момента, когда подотчетные суммы могут быть признаны доходом налогоплательщика, учитывается не только момент, в который истекает срок для их возврата, но также и фактическое истечение установленного статьей 196 ГК срока исковой давности, только по истечении которого взыскание задолженности с физлица перестает быть возможным.
В данном случае в расходных кассовых ордерах отсутствует указание срока, на который выданы денежные средства в подотчет. Согласно учетной политике денежные средства в подотчет выдаются на срок не более одного года. Первая сумма была выдана 8 октября 2012 года, она должна была быть возвращена либо израсходована до 8 октября 2013 года, и именно с этой даты начинается течение срока исковой давности, который, по общим правилам, истекает 8 октября 2016 года. Таким образом, эта сумма может быть признана доходом физлица только после 8 октября 2016 года, указали суды (постановление кассации Ф10-3997/2016 от 02.11.2016).
Источник: Audit-it.ru