Перевести страницу

Наши консультации

Порядок смены фамилии работника

При изменении работником фамилии гражданин, поменявший фамилию, обязан самостоятельно позаботиться о внесении изменений в документы, оформленные на его прежнее имя:


  • паспорт гражданина РФ;
  • свидетельство ИНН (если оно оформлено).


Кроме того, о смене фамилии гражданин, состоящий в трудовых отношениях, должен уведомить работодателя.


На основании заявления работника следует издать приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы, согласно которому произвести следующие действия.


1) В том случае, если фамилия сотрудника изменилась, необходимо на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и указать рядом новую фамилию (п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы с указанием их реквизитов (например, свидетельство о заключении брака, паспорт и др.) и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).


2) Отсутствует определенность в вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника. Такие изменения могут быть оформлены:

- либо согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, т.е. внести изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверить вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя;

- либо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.


3) Форма личной карточки работника (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и указывается дата внесения изменений (п. 1 Указаний, утв. Постановлением № 1.). Сведения о документах, на основании которых были изменены сведения о работнике (свидетельство о заключении брака и др.), могут быть записаны в разделе Х личной карточки работника «Дополнительные сведения».


4) Персональные данные работника изменяются также в следующих документах:


  • в лицевом счете по форме № Т-54 или № Т-54а (утв. Постановлением № 1);
  • в графике отпусков по форме № Т-7 (утв. Постановлением № 1);
  • в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) (утв. Постановлением № 1);
  • в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме № 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583) либо по самостоятельно разработанной форме (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6);
  • в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов по форме, приведенной в совместном письме Пенсионного фонда РФ и ФСС России от 26.01.2010 № АД-30-24/691, от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.


Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, т. е.:


  • если документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью сотрудника, ответственного за внесение изменений в документы;
  • если используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.


В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности, а также в приказы о предоставлении права подписи.


5) Работодатель должен сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.

Требование распространяется на всех работников (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее - Закон № 27-ФЗ).

Замена страхового пенсионного свидетельства работнику, сменившему фамилию, – обязанность работодателя. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования подлежит обмену, в частности в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица.

Его форма (АДИ-1) утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее - Постановление № 192п).

Для обмена страхового свидетельства застрахованное лицо (работник) должно заполнить Заявление об обмене страхового свидетельства по форме № АДВ-2 (утв. Постановлением № 192п). Правильность указанных в заявлении сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (работника).

Срок для принятия территориальным органом Пенсионного фонда РФ решения об обмене страхового заявления от страхователя (работодателя) – один месяц с момента получения заявления (пп. 23–25 Инструкции № 318)

Далее работодатель в течение двух недель направляет это заявление в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ вместе с описью передаваемых документов по форме № АДВ-6-1, утв. Постановлением № 192п (п. 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, далее - Инструкция № 318).

В случае обмена страхового свидетельства работник Пенсионного фонда отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона № 27-ФЗ). При этом ранее выданное свидетельство остается в Пенсионном фонде. Страхователь (работодатель), в свою очередь, обязан выдать новое свидетельство сотруднику, сменившему фамилию, в недельный срок со дня его получения. О получении свидетельства сотрудник расписывается в сопроводительной ведомости (пп. 11, 24, 25 Инструкции № 318), которую нужно вернуть в Пенсионный фонд в месячный срок после получения этого документа (п. 14 Инструкции № 318).

Создать сайт
бесплатно на Nethouse