Согласно положениям статьи 168.1 ТК работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в колдоговоре, соглашениях, ЛНА, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 НК в случае их документального подтверждения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ.
Кроме того, данные выплаты не облагаются страховыми взносами также в случае их документального подтверждения.
В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами.
Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-04-05/72198 от 08.10.2018.